Como criar e inserir uma assinatura de e-mail

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Se você usa programas de e-mail como o Outlook, Outlook Express ou Thunderbird, você pode criar uma assinatura de e-mail com sua marca, da sua empresa, somente seu nome, etc.

Programas como os citados normalmente têm algumas opções de criação de assinatura: ou você escreve o texto direto no programa ou você pede para carregar um arquivo .txt ou um arquivo HTML. A vantagem de se colocar um arquivo HTML é que as opções de formatação de texto e imagens são bem maiores, podendo se criar uma assinatura muito mais personalizada.

Recentemente tive alguns problemas na criação de uma assinatura de e-mail em HTML para minha empresa e fóruns não me ajudaram com todas as informações necessárias para que eu conseguisse resolve-las, então decidi compartilhar minha experiência. Se alguém tiver alguma dica para melhorar o processo ou qualquer outro comentário, como não sou nenhuma expert nisso e só estou passando realmente o que deu certo comigo, será muito bem recebido.

Todas as tags escritas nesse post estão com um espaço que não deve ser colocado no código antes e depois dos sinais < e >.

Vamos ao passo-a-passo:
 

Criando o HTML da sua assinatura de e-mail
 

Aqui fica tudo ao critério de quem está criando a assinatura: quais informações vão aparecer, imagens, links, textos legais, etc.

Algumas considerações: como eu utilizo o Outlook Express, eu estava tendo alguns problemas com a formatação dos textos. Pelo que pesquisei, o Outlook Express 6 não interpreta o CSS, então será necessário que as fontes sejam editadas com as tags < font > e < /font >, aquelas mesmas que aprendemos nos cursos de HTML.

Um outro problema que tive foi com a formatação de link. O Outlook Express 6 também não interpreta as cores definidas na tag body, como link, alink e vlink. Uma solução (que infelizmente não funcionou em todos os computadores aqui da empresa por algum motivo desconhecido por mim), foi abrir uma tag < font > antes da tag <a href > e fechar logo após o < /a >, mas já lembro que não funcionou em todos os PCs daqui :(

Uma dica é hospedar as imagens (caso você esteja usando) em algum servidor. Se você tiver um próprio, ótimo. Se você tão tem, pode usar sites como www.imageshack.us ou www.photobucket.com. Aí  só pegar o link direto da imagem e colocar no lugar do endereço da imagem no seu computador.
 

Adicionando a assinatura no e-mail
 

Para adiciona-la no seu Outlook Express:
 

1 - Localize o arquivo HTML no seu computador. Esse arquivo não pode ser tranferido de lugar depois - caso aconteça, você deverá colocar no Outlook Express o novo local onde o arquivo estará. Recomendo que o deixe nos Meus Documentos.
2 - No Outlook Express, clique no menu Ferramentas > Opções e clique na aba Assinaturas.

figura 1

3 - Na parte Editar Assinatura, marque a opção Arquivo (2a seta da figura 1), e busque no seu computador onde o arquivo está salvo. Atenção: ao buscar o arquivo HTML, você deve selecionar a opção de Tipos do Arquivo como Arquivos HTML (.htm, .html) (figura 2) - caso contrário, seu arquivo não irá aparecer na lista.

figura 2

4 - Clique em Aplicar e OK.

Existem 2 caixas que podem ser marcadas nessa mesma aba, a de adicionar assinaturas em todas as mensagens enviadas e a de não adicionar assinaturas em Replies e mensagens encaminhadas (1a seta vermelha da figura 1). A primeira opção tem que estar marcada para que seus e-mails sejam enviados com a assinatura que você criou. Já a segunda opção fica a seu critério ;)
 

Para adiciona-la no seu Outlook:
 

1 - Localize o arquivo HTML no seu computador. Esse arquivo não pode ser tranferido de lugar depois - caso aconteça, você deverá colocar no Outlook Express o novo local onde o arquivo estará. Recomendo que o deixe nos Meus Documentos.
2 - No Outlook, clique no menu Ferramentas > Opções e clique na aba Formato de email..

 3 - Nessa caixa cique em Assinaturas... e na próxima, clique em Novo:

4 - Deve aparecer uma caixa assim:

5 - Coloque o nome que você deseja para sua assinatura e selecione a opção "Usar este arquivo como modelo", como mostrado acima. Selecione o arquivo HTML que você criou anteriormente, clique em Avançar e na próxima caixa, clique em Concluir: